Журнал регистрации инструктажей

Зачем нужен журнал регистрации инструктажей?

Физическая копия журнала регистрации инструктажей для компаний в Беларуси может потребоваться по следующим причинам:

• Соответствие национальному законодательству: В Беларуси вопросы охраны труда и безопасности на рабочих местах регулируются Трудовым кодексом и рядом подзаконных актов, которые предусматривают ведение бумажных версий документации. Для большинства предприятий это обязательное требование. Журнал регистрации инструктажей, как часть системы охраны труда, должен храниться в печатной форме, чтобы быть доступным для проверок государственных органов, таких как Департамент государственной инспекции труда или Министерство по чрезвычайным ситуациям.
• Официальное подтверждение проведения инструктажей: В случае проверки или расследования инцидентов, связанных с безопасностью труда, физический журнал служит доказательством того, что инструктажи проводились вовремя, а сотрудники были осведомлены о правилах и мерах безопасности. Это особенно важно при расследовании несчастных случаев, так как компании могут избежать штрафов или иных санкций, если смогут подтвердить соблюдение всех требований по охране труда.
• Защита от технических сбоев: В условиях, когда техническая инфраструктура может быть нестабильной или недоступной в определенных регионах, особенно в сельских или отдаленных промышленных зонах, ведение журнала в бумажной форме является более надежным способом хранения информации. Физическая копия не зависит от доступа к компьютерам или сетевым системам, что делает её незаменимой в условиях ограниченной технической поддержки.
• Требования аудита и проверок: Государственные инспекторы или представители контролирующих органов могут запросить бумажные документы при проведении аудитов. В таких случаях компаниям важно иметь физические копии, которые проще предоставить для быстрой проверки, чем искать и распечатывать электронные версии. Для белорусских предприятий это стандартная практика, которая помогает избежать задержек и осложнений при проверках.
• Архивирование и долговременное хранение: Согласно белорусским нормам, некоторые документы по охране труда, включая журналы инструктажей, должны храниться в течение определённого времени (например, 5 лет). Чтобы обеспечить соблюдение этого требования, компании нужно купить журнал регистрации инструктажа в бумажном формате. Кроме того, физический архив помогает защититься от потери данных в результате сбоев или хакерских атак на цифровые системы.

Ведение журнала регистрации инструктажей в РБ

В Республике Беларусь ведение журнала регистрации инструктажей по охране труда регулируется следующими нормативными правовыми актами:

• Закон Республики Беларусь от 23 июня 2008 года № 356-З «Об охране труда». Этот закон устанавливает общие требования к организации охраны труда, включая обязательность проведения инструктажей для работников.
• Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 28 ноября 2008 года № 175 «Об утверждении Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда». Данным постановлением утверждена Инструкция, которая детализирует порядок проведения различных видов инструктажей (вводного, первичного, повторного, внепланового и целевого) и устанавливает требования к их документированию.

Согласно пункту 34 Инструкции, журналы регистрации вводного инструктажа по охране труда и регистрации инструктажа по охране труда должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица. При этом указывается количество страниц в журнале (цифрами и прописью). Это обеспечивает достоверность и непрерывность записей, предотвращая возможность их подделки или утраты.

Кроме того, пункт 35 Инструкции допускает ведение журналов регистрации инструктажей в электронном виде при наличии у должностных лиц, проводивших инструктаж, и лиц, прошедших инструктаж, электронной цифровой подписи. Это позволяет использовать современные технологии для документирования процессов охраны труда, соблюдая при этом требования законодательства.