Заполнение путевого листа грузового автомобиля

Путевой лист – это официальный документ, который используется для учета работы транспортного средства и водителя в процессе выполнения перевозок. Основная цель путевого листа – обеспечить контроль за эксплуатацией транспортного средства и соблюдением нормативных требований к его использованию, а также за деятельностью водителя.

В 2024 году путевой лист перестал быть обязательным документом при автомобильных перевозках. Тем не менее множество компаний продолжают его использовать, так как привыкли к этому формату. Кроме того, задачи, которые он решал, по-прежнему остаются важными. Вопрос о том, стоит ли продолжать использовать путевые листы или внедрить другие формы учета, каждая организация решает самостоятельно. Подробнее о том, что следует учитывать при организации учета, читайте в статье.

Зачем необходим путевой лист

С 26 февраля 2018 года в Беларуси перестало действовать обязательное требование по использованию путевых листов (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета от 23 ноября 2017 года № 7 «О развитии предпринимательства»).

Несмотря на это, факт использования автотранспорта организации и связанные с этим затраты на топливо должны быть документально подтверждены. Это необходимо, в том числе, для правильного расчета налога на прибыль, так как требуется доказательство, что транспорт использовался для производственных нужд.

Каждую хозяйственную операцию необходимо зафиксировать в первичном учетном документе (ПУД) согласно требованиям Закона от 12 июля 2013 года № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Ранее путевые листы не содержали информации о стоимости топлива и не считались ПУД для его списания на расходы. Основой для учета и списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) служили сводные ведомости путевых листов с фактическими данными о расходе топлива или карточки учета топлива за отчетный период.

Эти документы должны включать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона № 57-З. Организации могут разработать собственные формы ПУД, которые утверждаются в учетной политике.

Таким образом, для бухгалтерского и налогового учета все еще необходим документ, фиксирующий данные о работе транспортного средства. На его основании создается ПУД, который позволяет списать расходы на топливо. Таким документом может быть путевой лист. Организация может использовать как утвержденные ранее формы путевых листов, так и разработать собственные. Важно, чтобы выбранные формы были утверждены руководителем организации.

Пример заполнения путевого листа

Предположим, что компания ООО «Трансмагистраль», расположенная в Витебске по адресу: ул. Ленина, 56, заключила договор на предоставление транспортных услуг. Водителю-экспедитору Ляшенко С.В. (второй класс) поручено задание: 6 августа, согласно договору с ИП Сванидзе, перевезти офисную технику из Витебска (пр. Мира, 16) в Могилев (ул. Пирогова, 8);после чего он должен 6 августа отправиться из Могилева в Солигорск для выполнения следующего заказа; 7 августа по договору с ЗАО «Машстрой» Ляшенко должен перевезти запчасти из Солигорска (ул. Солнечная, 15) в Борисов (ул. Гагарина, 9). Водителю оформляется командировка на два дня — с 6 по 7 августа, и ему выдается путевой лист.

Пункты с 15 по 17 путевого листа заполняются после возвращения автомобиля, фиксируя фактическое время возвращения, показания спидометра, расход топлива по норме и фактически, марку топлива, а также пройденное расстояние. В условиях автоматизированной обработки разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и графы «Для расчетов» в путевом листе не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных транспортных документов (ТТН-1).

После сдачи путевого листа вносятся данные о пройденных расстояниях и коэффициенте изменения нормы расхода топлива. В Постановлении Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31 декабря 2008 года подробно указаны все условия и факторы, влияющие на изменение коэффициента расхода топлива для различных видов транспорта при различных дорожных и климатических условиях. Перед заполнением путевого листа рекомендуется свериться с данными постановления.

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов» не заполняются. Однако при ручной обработке все данные путевого листа и сопроводительных документов (ТТН-1) должны быть учтены. На всех этапах сдачи и приема автомобиля уполномоченные лица обязаны ставить свои подписи, подтверждающие исправность автомобиля и корректность топливных показателей.

К путевому листу также прилагаются талоны с расчетом стоимости услуг, один экземпляр для перевозчика, другой — для заказчика. В талонах дублируются следующие данные:

• номер путевого листа и дата;
• наименование компании-перевозчика;
• марка и регистрационный знак транспортного средства;
• время и дата прибытия и отбытия;
• показания спидометра;
• количество выполненных поездок;
• номера приложенных ТТН-1;
• информация о заказчике (наименование, должность, ФИО и печать).

Первый экземпляр талона передается заказчику вместе со счетом, второй остается у водителя и прикладывается к путевому листу. Если в перевозке участвуют несколько заказчиков или перевозчиков, выписывается соответствующее количество экземпляров. В случае, если компания перевозит груз для собственных нужд, оформление талонов не обязательно.

После сдачи путевого листа вновь фиксируются пройденные расстояния и коэффициент изменения нормы расхода топлива. Рекомендуется сверяться с нормами, указанными в Постановлении Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31 декабря 2008 года, чтобы правильно учитывать коэффициенты расхода топлива для различных типов транспорта и условий эксплуатации.

Помимо путевых листов, компания может вести журнал учета путевых листов, который содержит информацию о ранее выданных документах и является документом учёта для организации. На обложке журнала необходимо указать наименование компании, период учета, а также должность и ФИО ответственного лица, которое ведет журнал. Все страницы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы, а также заверены печатью компании.

Табличная часть журнала, как правило, включает следующие графы:

• номер путевого листа;
• дата его выдачи;
• ФИО водителя;
• табельный номер водителя;
• гаражный номер транспортного средства;
• подпись водителя о получении путевого листа;
• подписи диспетчера, бухгалтера и дата сдачи путевого листа;
• примечания, если они имеются.

Даты в журнале учета путевых листов и самом путевом листе должны совпадать. Формы утвержденных бланков можно найти в открытом доступе на официальных ресурсах.

Разработка собственной формы путевого листа

Как упоминалось ранее, организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа и установить правила его заполнения. При этом важно заранее определить, какие данные будут фиксироваться в документе.

В путевом листе рекомендуется указывать следующие сведения:

• время отправления и возврата транспортного средства;
• показания спидометра;
• пройденный километраж;
• учет топлива;
• состояние технической исправности автомобиля;
• допуск водителя к эксплуатации;
• процесс передачи и возврата автомобиля водителем;
• иные необходимые данные для организации.

Одним из обязательных элементов являются показания спидометра при отправлении и возврате автомобиля, так как они необходимы для расчета затрат на топливо.

Нормы расхода топлива для легковых автомобилей определяются на 100 километров пробега. Организация ведет учет топлива в литрах с той точностью, которая установлена в учетной политике.

Расчет расхода топлива при оперативном учете, как правило, производится путем вычитания остатка топлива в баке на начало и конец дня, с добавлением объема заправленного топлива.

Списание стоимости топлива, использованного для эксплуатации транспорта, производится в бухгалтерском учете на дебет счетов затрат на производство или расходов на реализацию, с кредита счета 10, в зависимости от того, в каких целях использовались транспортные средства.

Расход топлива подлежит нормированию. Для целей налогообложения прибыли в расходы включают стоимость топлива, израсходованного в рамках установленных норм. В связи с этим, наряду с фактическими данными о расходе топлива, важно указывать информацию о нормативах, а также об экономии или перерасходе топлива.

Организация самостоятельно определяет, насколько подробно следует описывать маршрут в путевом листе, исходя из своих нужд.

Для легковых автомобилей путевой лист может составляться на один календарный месяц, неделю или декаду с указанием данных по каждому дню, либо оформляться на каждый день отдельно.

Разработанная форма путевого листа и правила его заполнения утверждаются руководителем организации.

Если ваша организация продолжает использовать путевые листы для учета работы транспортных средств, важно иметь все необходимые материалы для правильного заполнения. Мы предлагаем качественные товары, которые помогут упростить процесс учета и обеспечить точность данных. Ознакомьтесь с нашими предложениями:

 

Путевые листы для легкового автомобиля

Производитель: Типография "Ксен-Ри"

Материал: офсетная бумага 65 г/м²

Комплект: 4 листа

Формат: А4

Подробнее

Путевые листы для грузового автомобиля

Производитель: Типография "Ксен-Ри"

Материал: офсетная бумага 65 г/м²

Комплект: 4 листа

Формат: А4

Подробнее

Путевые листы для автобусов и спецтранспорта

Производитель: Типография "Ксен-Ри"

Материал: офсетная бумага 65 г/м²

Комплект: 4 листа

Формат: А4

Подробнее

Путевые листы для такси

Производитель: Типография "Ксен-Ри"

Материал: офсетная бумага 65 г/м²

Комплект: 4 листа

Формат: А4

Подробнее