Заполнение путевого листа грузового автомобиля

Путевой лист – это официальный документ, который используется для учета работы транспортного средства и водителя в процессе выполнения перевозок. Основная цель путевого листа – обеспечить контроль за эксплуатацией транспортного средства и соблюдением нормативных требований к его использованию, а также за деятельностью водителя.

В 2024 году путевой лист перестал быть обязательным документом при автомобильных перевозках. Тем не менее множество компаний продолжают его использовать, так как привыкли к этому формату. Кроме того, задачи, которые он решал, по-прежнему остаются важными. Вопрос о том, стоит ли продолжать использовать путевые листы или внедрить другие формы учета, каждая организация решает самостоятельно. Подробнее о том, что следует учитывать при организации учета, читайте в статье.

Зачем необходим путевой лист

С 26 февраля 2018 года в Беларуси перестало действовать обязательное требование по использованию путевых листов (абз. 2 подп. 4.5 п. 4 Декрета от 23 ноября 2017 года № 7 «О развитии предпринимательства»).

Несмотря на это, факт использования автотранспорта организации и связанные с этим затраты на топливо должны быть документально подтверждены. Это необходимо, в том числе, для правильного расчета налога на прибыль, так как требуется доказательство, что транспорт использовался для производственных нужд.

Каждую хозяйственную операцию необходимо зафиксировать в первичном учетном документе (ПУД) согласно требованиям Закона от 12 июля 2013 года № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности».

Ранее путевые листы не содержали информации о стоимости топлива и не считались ПУД для его списания на расходы. Основой для учета и списания горюче-смазочных материалов (ГСМ) служили сводные ведомости путевых листов с фактическими данными о расходе топлива или карточки учета топлива за отчетный период.

Эти документы должны включать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 10 Закона № 57-З. Организации могут разработать собственные формы ПУД, которые утверждаются в учетной политике.

Таким образом, для бухгалтерского и налогового учета все еще необходим документ, фиксирующий данные о работе транспортного средства. На его основании создается ПУД, который позволяет списать расходы на топливо. Таким документом может быть путевой лист. Организация может использовать как утвержденные ранее формы путевых листов, так и разработать собственные. Важно, чтобы выбранные формы были утверждены руководителем организации.

Пример заполнения путевого листа

Предположим, что компания ООО «Трансмагистраль», расположенная в Витебске по адресу: ул. Ленина, 56, заключила договор на предоставление транспортных услуг. Водителю-экспедитору Ляшенко С.В. (второй класс) поручено задание: 6 августа, согласно договору с ИП Сванидзе, перевезти офисную технику из Витебска (пр. Мира, 16) в Могилев (ул. Пирогова, 8);после чего он должен 6 августа отправиться из Могилева в Солигорск для выполнения следующего заказа; 7 августа по договору с ЗАО «Машстрой» Ляшенко должен перевезти запчасти из Солигорска (ул. Солнечная, 15) в Борисов (ул. Гагарина, 9). Водителю оформляется командировка на два дня — с 6 по 7 августа, и ему выдается путевой лист.

Пункты с 15 по 17 путевого листа заполняются после возвращения автомобиля, фиксируя фактическое время возвращения, показания спидометра, расход топлива по норме и фактически, марку топлива, а также пройденное расстояние. В условиях автоматизированной обработки разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и графы «Для расчетов» в путевом листе не заполняются. При ручной обработке используются все данные из путевого листа и приложенных транспортных документов (ТТН-1).

После сдачи путевого листа вносятся данные о пройденных расстояниях и коэффициенте изменения нормы расхода топлива. В Постановлении Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31 декабря 2008 года подробно указаны все условия и факторы, влияющие на изменение коэффициента расхода топлива для различных видов транспорта при различных дорожных и климатических условиях. Перед заполнением путевого листа рекомендуется свериться с данными постановления.

При автоматизированной обработке путевых листов разделы «Результаты работы автомобиля и прицепа» и «Для расчетов» не заполняются. Однако при ручной обработке все данные путевого листа и сопроводительных документов (ТТН-1) должны быть учтены. На всех этапах сдачи и приема автомобиля уполномоченные лица обязаны ставить свои подписи, подтверждающие исправность автомобиля и корректность топливных показателей.

К путевому листу также прилагаются талоны с расчетом стоимости услуг, один экземпляр для перевозчика, другой — для заказчика. В талонах дублируются следующие данные:

• номер путевого листа и дата;
• наименование компании-перевозчика;
• марка и регистрационный знак транспортного средства;
• время и дата прибытия и отбытия;
• показания спидометра;
• количество выполненных поездок;
• номера приложенных ТТН-1;
• информация о заказчике (наименование, должность, ФИО и печать).

Первый экземпляр талона передается заказчику вместе со счетом, второй остается у водителя и прикладывается к путевому листу. Если в перевозке участвуют несколько заказчиков или перевозчиков, выписывается соответствующее количество экземпляров. В случае, если компания перевозит груз для собственных нужд, оформление талонов не обязательно.

После сдачи путевого листа вновь фиксируются пройденные расстояния и коэффициент изменения нормы расхода топлива. Рекомендуется сверяться с нормами, указанными в Постановлении Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 141 от 31 декабря 2008 года, чтобы правильно учитывать коэффициенты расхода топлива для различных типов транспорта и условий эксплуатации.

Помимо путевых листов, компания может вести журнал учета путевых листов, который содержит информацию о ранее выданных документах и является документом учёта для организации. На обложке журнала необходимо указать наименование компании, период учета, а также должность и ФИО ответственного лица, которое ведет журнал. Все страницы журнала должны быть пронумерованы и прошнурованы, а также заверены печатью компании.

Табличная часть журнала, как правило, включает следующие графы:

• номер путевого листа;
• дата его выдачи;
• ФИО водителя;
• табельный номер водителя;
• гаражный номер транспортного средства;
• подпись водителя о получении путевого листа;
• подписи диспетчера, бухгалтера и дата сдачи путевого листа;
• примечания, если они имеются.

Даты в журнале учета путевых листов и самом путевом листе должны совпадать. Формы утвержденных бланков можно найти в открытом доступе на официальных ресурсах.

Разработка собственной формы путевого листа

Как упоминалось ранее, организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа и установить правила его заполнения. При этом важно заранее определить, какие данные будут фиксироваться в документе.

В путевом листе рекомендуется указывать следующие сведения:

• время отправления и возврата транспортного средства;
• показания спидометра;
• пройденный километраж;
• учет топлива;
• состояние технической исправности автомобиля;
• допуск водителя к эксплуатации;
• процесс передачи и возврата автомобиля водителем;
• иные необходимые данные для организации.

Одним из обязательных элементов являются показания спидометра при отправлении и возврате автомобиля, так как они необходимы для расчета затрат на топливо.

Нормы расхода топлива для легковых автомобилей определяются на 100 километров пробега. Организация ведет учет топлива в литрах с той точностью, которая установлена в учетной политике.

Расчет расхода топлива при оперативном учете, как правило, производится путем вычитания остатка топлива в баке на начало и конец дня, с добавлением объема заправленного топлива.

Списание стоимости топлива, использованного для эксплуатации транспорта, производится в бухгалтерском учете на дебет счетов затрат на производство или расходов на реализацию, с кредита счета 10, в зависимости от того, в каких целях использовались транспортные средства.

Расход топлива подлежит нормированию. Для целей налогообложения прибыли в расходы включают стоимость топлива, израсходованного в рамках установленных норм. В связи с этим, наряду с фактическими данными о расходе топлива, важно указывать информацию о нормативах, а также об экономии или перерасходе топлива.

Организация самостоятельно определяет, насколько подробно следует описывать маршрут в путевом листе, исходя из своих нужд.

Для легковых автомобилей путевой лист может составляться на один календарный месяц, неделю или декаду с указанием данных по каждому дню, либо оформляться на каждый день отдельно.

Разработанная форма путевого листа и правила его заполнения утверждаются руководителем организации.