Журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Журнал учета трудовых книжек и вкладышей к ним является обязательным документом для любой организации в Республике Беларусь. Она выполняет важную функцию в системе кадрового учета и позволяет эффективно контролировать движение трудовых книжек сотрудников, включая их выдачу, хранение и возврат.

Регулирование журналов трудовых книжек

В Республике Беларусь использование журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регулируется рядом нормативных актов:

• Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь № 40 от 16 июня 2014 года «О трудовых книжках». Этот документ устанавливает порядок ведения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также утверждает Инструкцию, которая детализирует процедуру учета и хранения этих документов.
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная вышеуказанным постановлением. В этой инструкции подробно описаны правила заполнения трудовых книжек, внесения записей, а также ведения журнала учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Согласно пункту 79 данной Инструкции, наниматель или ответственное лицо обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей. Эта книга должна содержать записи о всех трудовых книжках, принятых от сотрудников при их трудоустройстве, а также о тех, которые выдаются работникам впервые или в случае утраты оригинала — дубликаты и вкладыши.

Преимущества журнала учета трудовых книжек

В Республике Беларусь законодательство обязывает вести книгу учета в физической форме. Однако кроме этого ведение записей на бумаге имеет следующие преимущества для компании:

• Надежность хранения: Физическая книга учета трудовых книжек не подвержена рискам, связанным с техническими сбоями, вирусами или потерей данных в цифровых системах. Ее можно хранить в безопасном месте, что обеспечивает дополнительную защиту информации.
• Удобство в использовании: Физический документ легко доступен для проверки и внесения записей. Работодатель или ответственный за ведение кадровой документации сотрудник может оперативно сделать необходимые записи или предоставить информацию при проверке.
• Документальная защита при проверках: Наличие физической книги, прошитой и пронумерованной, исключает возможность внесения несанкционированных изменений и добавляет юридической значимости документу.